员工

最基本的

在LC State的购买是通过p卡或采购订单进行的. 购买方式由金额决定, 可能需要征求意见(竞争性招标).

检查 采购程序手册 有关详细信息,.

看到 采购方式确定 对于采购方法的总结.

使用p卡

促进高效的采购和付款, 凡消费满$100或以下,均须使用p卡. 我们也强烈鼓励所有1美元的消费都使用p卡,999或以下, 除了Jaggaer Punchout供应商(见Jaggaer网站: 4.wonderfulbabygifts.com/purchasing/jaggaer-resources).

p卡不允许购买某些商品. 看到 P-Card程序手册 有关详细信息,.

使用采购订单

在Jaggaer中输入请求. 当申请被批准后,采购订单将被传送给供应商. T在这里 is no need to obtain a PO number 之前hand; if you've been corresponding with a company, 让他们知道采购订单将被发送给他们.

如果您还没有获得访问Jaggaer的权限,请联系采购部门进行培训.

全州契约和Jaggaer punch

如果商品或服务可以在 全国范围内的合同 或者通过Jaggaer Punchout,你必须利用这个合同. 如果有多个供应商,选择价格、交货或质量最好的供应商. 可以批准豁免. 请参阅采购表格网站上的豁免申请表.

购买金额超过$2,000美元(但低于10美元),000)要求在订购前用Jaggaer完成所有批准. 当所有的批准都获得后, 采购订单将自动传送给供应商.

1万美元及以上的采购通常需要一个招标过程(竞争性招标)。.  

检查 采购方式确定 文档新银河游戏官网细节,如有任何问题请联系采购部. 

要开始征集程序,请完成以下两个步骤: 

1. 完成 征集清单

2. 在Jaggaer中输入申请以确保所有必要的批准. 选择供应商名称“Solicitation”,并输入预计一年的采购成本. 

可以要求免除竞争性招标或者确定唯一来源.  详情请参阅以下表格:

豁免的请求 

唯一来源请求

免除使用国家合同

以下是通过采购订单进行采购所需步骤的细分, 从下订单到支付发票的预计时间.

货物 & 服务订购到付款过程

每当设备/财产被处置或转移到另一个国家机构时 物业处置表格 必须填写并送交采购办公室 之前 来处理.

  • 下载并填写表格,提供尽可能多的信息. 包括:
    • LCSC库存标签#
    • 项目描述
    • 条件代码(见表格中列出的代码)
    • 如果知道原始成本
    • 设备估计价值
  • 通过在编号为01-12的相应方框中放置一个“X”来表明您将使用哪种处理方法.
  • 一定要用电子方式签署表格.
  • 将填妥的表格电邮至 采购.
  • 在处理该物业之前,等待由采购总监签署的副本返回给您. 你应该在7-10天内收到签字的副本.

在支付服务费用时, 我们应该假设我们将通过Jaggaer中的ICP表格付款,除非供应商的W-9另有说明. 如果你不确定,请联系 工资 看看是否已经有W-9报税表了. 如果没有,你将需要获得一个.

为了让采购部门在Colleague/Jaggaer中输入一个新的供应商,我们需要供应商的W9.

如果您有其他问题,请联系采购部或工资部.

专业服务协议

一些供应商可能要求我们在他们允许直接计费安排之前完成信用申请.

  • 院系无权填写或签署任何学分申请.
  • 请将这些请求转发至 采购.
  • 请预留合理的处理时间(通常为2-3个工作日),并在适用时使用您的p卡. 并非所有的信贷申请都被批准,所以如果有必要,请给足够的时间来制定替代的采购计划.

使用P-Cards

    1. 主管/部门主管可以以他们的名义获得P-Card,并使用 代表团的形式 为了下一阶段的复习
      • 授权不能与授权线有冲突(例如:VP的卡牌不能在同一单位内授权), 单位内部门主管不能批准各自VP P-Card日志, 必须经其他单位批准).
      • 部门主管可以将工作委托给同一单位内的同级部门或同一单位内的下一级部门.
      • 授权的能力必须得到p卡持有人各自的副总裁的批准, 或总裁(如果p卡持有人是直接下属). 不鼓励将授权作为常规的商业惯例.
      • 支持人员(例如:行政助理)可以把p卡放在他们的名字上,下一级审查是主管.
    2. 有一个部门卡的选项, 支持人员将对此负责下一级审查是主管.
    3. 如果主管/部门主管不是p卡持有人, 采购部门将进行年度审查.

NOTE: P-Cards are LCSC cards and do not affect individual credit ratings; the name is an indicator of who is responsible for tracking transactions but not who is financially responsible.

一旦卡被订购,它通常在2-3个工作日到达. 您将收到来自采购部的电子邮件,其中包含取卡和激活卡的说明.

部门p卡经理的职责是审查所有交易,以确保符合所有爱达荷州和机构政策. p卡经理维护每月交易日志,并将其提交给p卡持卡人以供进一步审查.

以下是分配部门p卡经理的步骤:

  • p -卡维修表格 是否需要填写、签署并通过电子邮件发送给采购部.
  • 当采购收到本协议时, 部门p卡经理将在工务部设立,以管理p卡持卡人的交易.

p卡持卡人可以通过 全球卡访问网站.

要更改您的密码,请致电您卡背面列出的全球卡服务号码. 你需要以下资料:

  • 验证ID(在您拿卡时提供,或参见下面的说明)
  • 与账户相关的电话号码(208-792-2288)
  • 邮政编码(83501)

或者在网上进行,按照附有截图的分步说明进行操作 在这里.

使用工作

这是一个 用户指南 逐步引导您使用Works.

p卡扫描是指每月从工作中扫描前一个周期的p卡交易并上传到同事的日期. 无论签收状态如何,这都将发生, 所以请确保你的分配是正确的每个月的扫荡日期.

每个月的扫描日期都会在Works的announcement部分中发布.

以下是 最常见的错误 我们在审计P-Card日志时看到的.

工作场所的必需品

所有家具都需要使用爱达荷州家具合同来购买, 或爱达荷惩教工业.

目前的国家合同家具供应商名单是 在这里.

我们要求您与公司代表沟通,以便他们可以为您提供满足您需求的选项.

你可以购买电脑、显示器等. 通过Jaggaer

  1. 如果你知道你想要什么,你可以使用Jaggaer的打孔菜单(戴尔,B&H). 可供购买的物品已经过IT审核,您可以像从任何其他打孔机供应商处订购一样订购. IT将首先批准您的请求,以确保您的选择符合他们的标准, 在你的部门批准之后, IT总监会再次批准. (任何安装在, 插入, 或以其他方式连接到校园计算机或任何校园网络,必须得到IT总监的批准 之前 它是购买的.)
  2. 如果你需要更多的指导, 您可以联系帮助台,并要求他们提供您正在寻找的报价. 如果报价可以接受, 您可以使用Jaggaer打孔菜单找到您的报价,并将其添加到您的购物车. 
  3. 同样的步骤也适用于苹果产品, 但由于苹果还不是Jaggaer打孔器的供应商, 您将以非目录项的形式输入请求.

而t大多数IT项目应该通过合同计算机供应商订购, 一些“办公用品”类型的项目, 比如USB驱动器, 键盘, 无线鼠标可通过亚马逊/Office Depot订购. 如果项目超过100美元,请确保5580目标代码用于标记IT总监.

办公用品应通过Jaggaer系统购买. 我们与Office Depot和Staples签订了合同,这两家公司都是打孔机供应商. 如果你在这两家都找不到你需要的东西,亚马逊也是一个Jaggaer打孔器供应商.

如果您需要设置和培训使用Jaggaer,请联系采购.

为一个新的电话,请发电子邮件采购,并要求可用的电话和价格的当前列表. 当你决定换手机,或者你正在更新你的手机套餐时:

  • 请填写 MCD协议 然后送去签字批准
  • 在Jaggaer中输入请求并上传MCD协议

同事的帮助

虽然我们不再使用同事输入或批准申请, 仍然有一些有用的工具可以使用.

金融系统助记法

XBAL-用于本地帐户的资金余额信息. e.g. 904601
XBUD-Use for Summary Information for cost centers with Budgets; e.g. 904101

AP-应付账款

-使用供应商活动查询(像)屏幕查看指定供应商的所有采购活动, 包括年初至今的总数.

真的 –Use the Voucher AR Inquiry (真的) screen to view vouchers processed though the Accounts Receivable module; student refunds, 旅行支付.

VOUI -使用凭证查询(VOUI)屏幕查看有关凭证的信息.

CHKI -使用支票查询(CHKI)屏幕查看由特定支票支付的所有凭证的列表.

采购助记符

RINQ —使用RINQ (Requisition Inquiry)界面查看申请的状态信息. 所需RQ号.

PINQ -使用采购订单查询(PINQ)屏幕查看有关采购订单的状态信息. 需要PO号.

GL-总帐

GLJI -使用总账日记账查询(GLJI)来显示财务报告中反映的日记账信息.
ENCI -使用负担查询(ENCI)屏幕显示有关指定15位GL帐号的未完成负担的信息.

干细胞移植 —使用GL账户历史查询(干细胞移植)查看特定GL账号的历史汇总信息. 包括1995年以来的数据.

FX-固定资产

FXIN -使用固定资产查询(FXIN)屏幕查询数字标记的资产. 所需标签编号.